Zo maak je een takenlijst die wél werkt

Ik ben dol op het maken van lijstjes: het helpt mij de dingen te doen die ik wil doen en zorgt ervoor dat ik niet zo snel iets vergeet.

Het is heel fijn om dingen op te schrijven want het maakt je hoofd lekker leeg, zorgt ervoor dat je niets vergeet én vergroot de kans dat je die taak ook daadwerkelijk gaat oppakken.

Daarbij krijg je een goed overzicht van welke taken je te doen hebt en kun je op basis van je takenlijst keuzes gaan maken: Wat is nu belangrijk en wat kan nog even wachten?

Maar op de één of andere manier werkt het toch niet altijd, die lijstjes…

Dat zou best wel eens kunnen komen omdat de taken die op je lijstje staan niet concreet genoeg zijn. ‘Aan een project werken’ of ‘aan een taak werken’ gaat namelijk niet, je kunt alleen maar ‘acties’ uitvoeren die ermee samenhangen.

Zo maak je een takenlijst die wél werkt!

Schrijf het op

Ik gebruik vaak het motto: ‘Gebruik je hoofd om te denken en niet om te onthouden’.

Wanneer je van alles probeert te onthouden, is er weinig ruimte in je hoofd over om na te denken. Daarbij is je brein op het gebied van onthouden niet zo heel betrouwbaar.

Neem nou je boodschappenlijstje: Je hebt een lijstje gemaakt met de boodschappen die je wilt gaan halen en onderweg schiet je nog iets te binnen. Je schrijft het niet op omdat je het wel kunt onthouden, denk je. Grote kans dat je de winkel uitloopt en pas dan ontdekt dat je dat éne product nu toch niet hebt gekocht.

Schrijf daarom zoveel mogelijk op, bij voorkeur op één takenlijst die je altijd bij je hebt en dus altijd kunt raadplegen, papier of digitaal.

Wees concreet

Het opschrijven van taken is één, maar het uitvoeren ervan is een ander verhaal. En dat is waar het nog wel eens mis gaat.

Als we een taak op de takenlijst noteren, is deze vaak veel te abstract, te veelomvattend of te overweldigend. Het is niet meteen duidelijk uit welke concrete acties deze taak bestaat. Het ontbreekt je aan overzicht.

Neem als voorbeeld: Administratie bijwerken. Een vrij abstracte taak in mijn ogen. Want wat bedoel je hier nu precies mee, wat moet er allemaal gebeuren voor het bijwerken van de administratie?

Als je deze taak voor je ziet, stel je ‘m al snel uit omdat je niet precies weet wát je moet doen. Voor je gevoel is de taak groter dan het in werkelijkheid is.

Zorg daarom dat je de taken zo concreet mogelijk formuleert zodat je al voor je ziet hoe je ermee aan de slag gaat. Maak je taken inzichtelijk door ze in kleine stukjes te hakken.

In dit geval zou je de taak ‘Administratie bijwerken’ in de volgende concrete acties kunnen opdelen:

• Betaal rekeningen
• Scan bonnen en facturen in
• Archiveer documenten
• Maak facturen
• Werk dossier X bij
• Etc.

Op deze manier maak je een taak kleiner en overzichtelijker waardoor je eerder geneigd bent de taak op te pakken.

Hoe concreter hoe beter!

Start met een werkwoord

Bij het opdelen van een grote taak in kleine, behapbare acties is het slim om te starten met een werkwoord. Misschien is het je al opgevallen dat hierboven bij het opdelen van de taak ‘administratie bijwerken’ de bijbehorende acties beginnen met een werkwoord.

Dus start met: Bel, mail, koop, betaal etc.. Het zorgt ervoor dat je in de actie stand komt. Je ziet al voor je hoe je deze actie gaat oppakken én uitvoeren. Daarbij kun je op deze manier vergelijkbare acties bundelen en daardoor sneller uitvoeren.

En…. Actie!

Met een mooie takenlijst alleen ben je er nog niet. Het is natuurlijk de bedoeling dat je de acties gaat oppakken en uitvoeren want daar draait het allemaal om: Actie!

Plan daarom dagelijks een aantal acties in en pak deze ook écht op. Kijk hierbij naar je beschikbare tijd per dag. Heb je een dag vol afspraken? Plan dan wat minder acties in. Op dagen dat je minder afspraken hebt, plan je er wat meer in.

Het gaat er niet om dat je een taak in één keer helemaal afrondt, maar dat je de bijbehorende acties stap voor stap oppakt zodat je de taak uiteindelijk wel tot een goed einde brengt. Stapje voor stapje bereik je ook de eindstreep.

Tot slot

Vind je het fijn als ik een keertje met je meekijk bij het opstellen van je takenlijst? Boek dan nu een gratis online adviesgesprek van 30 minuten. Ik help je graag een eindje op weg!